Consejos para organizar un evento en Mallorca
Si bien en el último año hemos visto un auge de eventos virtuales, especialmente debido a la pandemia, lo cierto es que el cara a cara sigue siendo el método predilecto de reunión para la mayoría. Especialmente ahora que con las medidas sanitarias se pueden proporcionar entornos seguros, es el momento de retomar los eventos corporativos presenciales, ya que son la mejor forma de cerrar acuerdos comerciales, socializar en el ámbito laboral, realizar formaciones y generar contenidos de valor, pero también, de disfrutar experiencias inolvidables.
Y sin lugar a dudas, para organizar un evento de estas características, Mallorca es un lugar ideal. Y es que no sólo las parejas nos visitan cada año para llevar a cabo su idílica boda, sino que muchos empresarios, ya sean de grandes o pequeñas corporaciones, recurren a nuestra isla para planificar su evento empresarial más relevante. No obstante, sin importar su envergadura, un evento no siempre resulta una tarea fácil. Por ello, para que planifiques uno con éxito, logres tus objetivos y seas capaz de adecuarte a un presupuesto, hemos listado los pasos más importantes que debes seguir:
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Especialmente, los corporativos son eventos con una gran capacidad de comunicar un mensaje muy concreto, ya sea entre trabajadores, socios, clientes y potenciales clientes, o bien, entre negocios de un mismo sector. Por esta razón, el motivo, la razón por la cual se realiza un evento corporativo es la base fundamental a la hora de definir los objetivos, de planificarlo y organizarlo.
Desde tan simples como reuniones o cenas de empresa, siguiendo con meetings y conferencias, congresos y simposios, hasta actividades para consolidar las relaciones entre empleados, los eventos corporativos deben tener objetivos claros y concretos para que su organización y desarrollo sea fluidos y se acabe transmitiendo un mensaje claro entre los asistentes. ¿Pero cómo definir los objetivos de forma adecuada?
Una vez definidos los objetivos principales y secundarios de este evento, el éxito del mismo dependerá de cuán detallista se sea durante su organización. De esta forma el resultado final podrá ser la máxima satisfacción de los asistentes que, como no, son una de las piezas clave a tener en cuenta durante la planificación del evento, como hablaremos a continuación:
Si hay algo que tenemos claro en Treurer es que la satisfacción de nuestros clientes es sumamente importante. Por ello, siempre que hemos organizado un evento, nuestra máxima ha sido la de garantizar que los asistentes tuvieran una gran experiencia y que el evento superara sus expectativas. Para ello, la originalidad del mismo es fundamental. Pero como es lógico, no se puede ser original sin saber cuáles son las preferencias de las personas que asistirán al evento.
Por esta razón, uno de los aspectos fundamentales a la hora de organizar un evento corporativo es el de conocer a los asistentes. Este esfuerzo ayudará a planificar y garantizar que la experiencia sea óptima y que no sólo se cumplen sus expectativas, sino que también se alcanzan los objetivos de la empresa. Así pues, es importante dejar huella en la memoria de los asistentes durante la celebración del evento, haciendo que este sea original y diferenciador.
Para ello, en función de los objetivos, hay que analizar las formas de aportar valor añadido a los participantes, evitando ideas estandarizadas. En este sentido, no sólo es importante conectar con el público desde las primeras comunicaciones del evento, sino también definir una temática y elegir la decoración, música y catering que vayan en consonancia. Como es lógico, en todo esto influirá el espacio o escenario de elección para el evento:
Los eventos corporativos tienden a poner el foco de atención en la empresa organizadora y, sin importar la envergadura del mismo, suelen ser relevantes a la hora de destacar sobre la competencia, especialmente si tienes en cuenta factores como la creatividad, la innovación y la sostenibilidad.
Por esta razón, elegir el espacio adecuado para llevarlo a cabo es un paso fundamental. Y como seguramente ya sabes, en Mallorca existe una gran cantidad de espacios originales entre los que escoger. Obviamente, a la hora de elegir el lugar deberán tenerse en cuenta los objetivos iniciales y los asistentes.
De esta forma no sólo se conseguirá crear la atmósfera adecuada, añadiendo valor a través de la experiencia, sino que también se podrán tener en cuenta los recursos energéticos y materiales y el transporte necesario para calcular el impacto sobre el medio, de forma que se garantice una mayor sostenibilidad para el evento dejando, así, un legado positivo.
En este sentido, el equipo de apoyo, especialmente aquel que trabaje sobre el terreno, deberá ser consciente de cada detalle. La labor de este equipo es trabajar con los recursos necesarios para garantizar que esta sostenibilidad a la vez que se consideran posibles imprevistos, para garantizar siempre la mejor experiencia posible.
Como hemos comentado previamente, los eventos son grandes instrumentos de comunicación, eficaces tanto a nivel interno como externo. El mensaje que se transmite, es decir, el contenido, es tan importante como el escenario donde tiene lugar el evento y, por esta razón, es fundamental generar este contenido y ser capaces de difundirlo de forma eficaz.
En este sentido, los procesos de comunicación previos al evento para promocionarlo y publicitarlo, y las comunicaciones posteriores, son grandes herramientas que convalidan la experiencia que tendrán los asistentes y que garantizarán el éxito del evento. Así pues, será imprescindible generar previamente este contenido, teniéndolo en cuenta dentro de la experiencia global del evento.
Obviamente, hay que pensar que, si el evento es externo, es decir, si se dirige a potenciales clientes y clientes, así como a proveedores, el contenido será distinto de un evento interno, en el que los asistentes están vinculados a la organización. No obstante, en ambos casos la comunicación debe aportar valor, siendo coherente con la imagen (y el mensaje) que está transmitiendo la empresa organizadora.
Pedir la opinión de los asistentes demuestra que, como organizador del evento, es importante para ti haber garantizado una experiencia óptima y haber satisfecho las expectativas de los asistentes, trabajando para mejorar en el futuro. Por otro lado, gracias a este feedback será posible dar apoyo a los datos cuantificables con los que poder valorar la eficacia del evento y si con él se han cumplido, finalmente, los objetivos.
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